Lomakäytännöt ovat yksinkertainen tapa seurata, kuinka monta lomapäivää työntekijänne ovat ansainneet. Ominaisuus jakaa päiviä käytössä olevan lomakäytännön mukaan ja päivittää työntekijöiden lomatilannetta, kun lomapäiviä käytetään. Työntekijät näkevät ansaitsemansa lomapäivät, esihenkilöt näkevät tiiminsä lomapäivät ja tieto sisältyy myös loman pyytämisen ja hyväksymisen prosessiin.
Lomakäytännön määrittäminen
Poissaolojen pääkäyttäjä luo lomakäytännöt ja liittää ne työntekijöihin.
Lomakäytäntöjen luominen
Pääkäyttäjänä voit siirtyä kohtaan “Lomakäytännöt” Hallinto-valikon alta. Näet listan kaikista organisaatiossasi luoduista lomakäytännöistä, mikäli niitä on luotu aiemmin.
Uuden lomakäytännön luomiseksi klikkaa “Uusi käytäntö”.
Avautuvassa näkymässä määrität käytäntösi asetukset maan lainsäädännön ja organisaation toimintatapojen mukaan.
Kuukausittain kertyvä lomakäytäntö
Jos käytössä on lomapäivien kuukausittainen ansainta ja jakaminen:
1. Anna käytännölle nimi, esim. “Vakio 25 päivää”.
2. Määritä lomavuoden alkamispäivä.
3. Valitse vuosittainen lomaoikeuspäivien määrä, esim. 25.
4. Aseta ansaitseminen kuukausittaiseksi.
5. Valitse, palkitaanko uudet päivät kuun alussa vai lopussa.
6. Aseta, milloin edellisen kauden päivät vanhenevat, esim. 1 vuoden kuluttua ja 31.12.
7. Valitse käytetäänkö ensin vanhimpia vai uusimpia lomapäiviä.
8. Tallenna.
Vuosittain kertyvä lomakäytäntö
Jos käytössä on vuosittainen ansainta ja jakaminen:
1. Anna käytännölle nimi, esim. “Vakio 25 päivää”.
2. Määritä lomavuoden alkamispäivä.
3. Valitse vuosittainen lomapäivien määrä.
4. Aseta ansaitseminen vuosittaiseksi.
5. Valitse, palkitaanko päivät etukäteen vai jälkikäteen.
6. Aseta palkitsemispäivämäärä.
7. Aseta siirrettävien päivien määrä, säilytysaika ja vanhenemispäivä.
8. Valitse, käytetäänkö ensin uusimpia vai vanhimpia päiviä.
9. Tallenna.
Esimerkki: vuosittainen käytäntö (esim. Suomi)
Lomakäytännön liittäminen työntekijöihin
Kun käytännöt on luotu:
1. Siirry kohtaan Työntekijät
2. Valitse työntekijä(t), joille käytäntö halutaan liittää
3. Klikkaa "Hallinnoi käytäntöä" -> "Määritä lomakäytäntö"
4. Valitse käytäntö ja alkamispäivämäärä. Alkamispäivämääränä henkilö alkaa ansaitsemaan lomakäytännön mukaisesti lomapäiviä kyseisestä päivämäärästä eteenpäin. Voit asettaa käytännön alkamaan tästä päivästä, mutta voit valita myös tulevaisuudesta ajankohdan.
5. Vahvista "Kyllä, määritä käytäntö".
6. Nyt näet työntekijälistauksen "Lomakäytäntö"-sarakkeessa henkilölle asetetun lomakäytännön nimen. Jos lomakäytännön perässä näkyy infokuvake, se tarkoittaa, että lomakäytäntö on asetettu alkamaan myöhemmin. Näet alkamisajankohdan viemällä hiiren infokuvakkeen päälle.
Lomien seuranta ja hallinta
- Pääkäyttäjät näkevät kaikkien työntekijöiden lomakäytännöt.
- Työntekijät, esihenkilöt ja pääkäyttäjät voivat seurata lomakertymän muutoksia lomalokista.
- Muutokset voivat olla automaattisia (esim. jaksotettu jakaminen) tai manuaalisia.
Loman määrän muokkaaminen
1. Siirry Työntekijät-näkymään.
2. Klikkaa oikealta kolmea pistettä → “Muokkaa lomasaldoa”.
3. Valitse lomakausi ja tee tarvittavat muutokset.
4. Lisää halutessasi kommentti.
5. Tallenna.
Käytännön vaihtaminen tai poistaminen
Uusi käytäntö voidaan liittää vanhan tilalle. Tämä poistaa nykyisen lomataseen, joten siirto on tehtävä manuaalisesti, jos päivät halutaan säilyttää.
Käytännön voi poistaa: valitse työntekijä → kolme pistettä → “Hallinnoi lomakäytäntöä" → "Poista lomakäytäntö”.
Lomakäytäntöjen käyttöönotto
Riippumatta siitä, miten tällä hetkellä seuraatte lomapäiviä, työntekijöillä on jo ansaittuja lomia, jotka täytyy siirtää järjestelmään, jotta lähtötilanne on oikea. Suosittelemme seuraavaa prosessia:
1. Päättäkää etukäteen päivämäärä, jolloin siirrytte uuteen järjestelmään. Ajankohdan kannattaa perustua siihen, milloin lomavuosi alkaa ja miten lomia ansaitaan - siirtymisen ajankohta vaihtelee sen mukaan.
2. Luo lomakäytännöt tarpeidenne mukaan valmiiksi järjestelmään.
3. Aseta käytännöt työntekijöille oikealla aloituspäivällä.
4. Kun aloituspäivä on ohitettu ja käytäntö aktiivinen, voit lisätä aiemmin ansaitut lomapäivät työntekijöille manuaalisesti. Muista valita mille lomakaudelle päivät kuuluvat, jotta ne vanhenevat oikein.
5. Kun kaikki edellä mainittu on tehty, työntekijät näkevät oikean lomatilanteensa Time & Absence -osiossa.
Mitä tapahtuu tulevaisuuden lomille, kun lomakäytäntö on otettu käyttöön?
Kaikki tulevaisuudessa jo pyydetyt lomapäivät vähennetään saldosta, kun uusi käytäntö otetaan käyttöön.
Esimerkki: Työntekijä pyytää helmikuussa 10 lomapäivää heinäkuulle, ja esihenkilö hyväksyy pyynnön. Helmikuussa työntekijälle asetetaan uusi käytäntö, jossa lomapäiviä kertyy 25 vuodessa etukäteen 1. maaliskuuta alkaen. Käytäntö aktivoidaan helmikuussa.
Helmikuussa työntekijän saldo on -10 lomapäivää (päivät on vähennetty, mutta uusia ei ole vielä myönnetty).
1. maaliskuuta lomat myönnetään, ja saldo päivittyy +15 lomapäivään.