Esihenkilön näkymä ja tiimin työaikaraporttien ja poissaolojen hyväksyminen
Kun kirjaudut esihenkilön roolissa Time & Absence -järjestelmään, voit rekisteröidä poissaoloja ja työaikaraportin omasta puolestasi, mutta saat myös käyttöoikeuden tiimisi jäsenten poissaoloihin ja työaikaraportteihin liittyviin näkymiin.
Vasemman reunan valikossa näet ensin omat henkilökohtaiset valikkokohteesi, ja niiden alla osion "Minun tiimi", joka sisältää kaiken esihenkilörooliisi liittyvän. Etusivulla (Koti) näet myös yhteenvedon siitä, ketkä organisaatiossasi ovat tänään poissa.
Poissaolojen hallinta esihenkilönä
Osa poissaolotyypeistä ei vaadi esihenkilön hyväksyntää, vaan työntekijä kirjaa ne itse, ja ne lisätään järjestelmään suoraan – tyypillisesti tällaisia ovat esimerkiksi sairauspoissaolot. Organisaationne voi kuitenkin itse päättää, mitkä poissaolotyypit vaativat esihenkilön hyväksynnän.
Ilmoitukset työntekijöiden poissaolokirjauksista
Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun työntekijä rekisteröi poissaolon. Sähköpostissa kerrotaan myös, vaatiiko kyseinen poissaolo sinun hyväksyntäsi vai ei.
Tiimin poissaolopyyntöjen hallinta
Saat ilmoituksen uusista poissaolopyynnöistä, jotka vaativat hyväksyntäsi. Näet nämä myös koontinäkymässä kohdassa "Tiimin pyynnöt". Tässä näkymässä voit käydä pyynnöt läpi ja hyväksyä tai hylätä ne yksitellen, tai vaihtoehtoisesti voit käyttää oikean yläkulman painiketta hyväksyäksesi tai hylätäksesi kaikki yhdellä kertaa.
Jos haluat lisätä kommentin hyväksyntääsi tai hylkäykseesi, voit klikata pyynnön oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä ja valita "Mene yksityiskohtiin". Tässä näkymässä voit myös lisätä kommentin poissaolopyyntöön.
Tiimin poissaolojen yleisnäkymä
Jos haluat yleiskuvan tiimisi jäsenten poissaoloista – joko menneistä tai tulevaa suunnittelua varten – siirry kohtaan Tiimin yhteenveto. Tässä näkymässä näet kaikki tiimin jäsenet ja heidän kaikki poissaolot.
Hyväksytyt tai hyväksyntää vaatimattomat poissaolot näkyvät harmaalla, kun taas hyväksyntää odottavat poissaolopyynnöt näkyvät oranssina. Voit myös klikata poissaoloa suoraan tässä näkymässä ja hyväksyä tai hylätä sen saman tien.
Voit siirtyä eri kuukausiin käyttämällä vuoden ja kuukauden valintaa näkymän yläosassa.
Poissaolon lisääminen tiimisi jäsenelle
Jos sinun täytyy auttaa työntekijää poissaolon lisäämisessä, voit tehdä sen klikkaamalla oikeasta ylänurkasta "Uusi poissaolo"-nappia tiimin yleisnäkymässä. Tässä voit valita minkä tahansa tiimin jäsenen ja lisätä poissaolon heidän puolestaan.
Työaikaraporttien hallinta esihenkilönä
Esihenkilönä tehtävänäsi on tarkistaa ja hyväksyä tiimisi jäsenten työaikaraportit.
Työaikaraporttien hyväksyminen
Kun kuukausi on päättynyt, on esihenkilöiden aika hyväksyä tiimiensä jäsenten työaikaraportit. Saat esihenkilönä ilmoituksen, joka muistuttaa tästä.
Aloittaaksesi tiimisi työaikaraporttien käsittelyn, siirry "Minun tiimi" osiossa kohtaan "Tiimin tuntiraportit". Tässä näkymässä näet kaikki avoimet kuukaudet, joissa on vielä hyväksymättömiä työaikaraportteja.
Klikkaa kuukauden nimeä, jota haluat tarkastella.
Tässä näkymässä näet kaikki työntekijöidesi työaikaraportit koottuna. Kaikki työaikaraportit, joita ei ole vielä hyväksytty, näkyvät täällä, mutta voit käyttää tilafiltteriä tarkastellaksesi vain esimerkiksi lähetettyjä raportteja, hyväksymättömiä raportteja, hyväksyttyjä jne.
