Työntekijät voivat kirjata tällä työkalulla itse työaikansa ja poissaolonsa. He voivat myös tarkastella omaa kirjattua työaikaansa ja poissaolojaan sekä viestiä esihenkilön kanssa työaikaraporteista ja poissaoloista. Työkalussa työntekijät näkevät myös, ketkä ovat tänään töissä ja ketkä poissa.
Poissaolon kirjaaminen
Työntekijänä kirjaat sairauspoissaolot sekä haet lomaa ja muita poissaoloja Time & Absence -järjestelmässä.
Sairauspoissaolojen, lomien ja muiden poissaolojen kirjaaminen
Poissaolon kirjaamiseksi siirry Time & Absence -järjestelmään ja klikkaa "Uusi poissaolo".
Avautuvassa ikkunassa valitset poissaolon tyypin, esimerkiksi oletko kirjaamassa sairauspoissaoloa vai hakemassa lomaa. Valitset myös poissaolopäivät. Halutessasi voit lisätä kommentin, joka on näkyvissä esihenkilöllesi ja Time & Absence -järjestelmän ylläpitäjille. Voit myös liittää mukaan liitetiedoston, jos poissaoloon liittyy jotain tärkeää dokumentoitavaa.
Tämän jälkeen klikkaa Tallenna. Poissaolo on nyt rekisteröity.
Näet kaikki kirjatut poissaolot ja niiden tilat kohdassa Omat poissaolot → Poissaolo.
Jos poissaolon kirjaaminen ei vaadi esihenkilön hyväksyntää, poissaolo lisätään heti. Mikäli esihenkilön hyväksyntä vaaditaan, saat sähköposti-ilmoituksen, kun esihenkilö on hyväksynyt, hylännyt tai kommentoinut poissaoloasi.
Työaikaraportti työntekijänä
Näin työntekijä kirjaa tekemänsä työajan kuukaudelta Time & Absence -järjestelmään:
Kun kuukausi lähestyy loppuaan, saat ilmoituksen, että on aika lähettää työaikaraportti. Voit siirtyä suoraan Time & Absence -järjestelmään sähköpostissa olevan linkin kautta tai Talentechin start-sivun kautta.
Valitse Työaikaraportti painikkeella tai vasemman reunan valikosta.
Nyt näet kuluvan kuukauden työaikaraportin. "Kesken"-merkintä kertoo, että raporttia ei ole vielä lähetetty. Näet raportin viikkonäkymässä ja voit selata kuukauden viikkoja lisätäksesi tai muokataksesi toteutuneet työtunnit ja päivän aikana pidetyt tauot raportin täydentämiseksi. Arkipyhät sekä kirjatut ja hyväksytyt poissaolot täytetään raportille automaattisesti.
Työajan muokkaaminen
Voit helposti muokata työaikaasi käyttäen työvuorosuunnitelmaa lähtökohtana. Kun teet muutoksen, kuten työpäivän aloitus- tai lopetusajan säätämisen, muutos tallentuu automaattisesti. Päivän kokonaistuntimäärä päivittyy, ja näet, että muutokset on tallennettu – tämä näkyy yläreunassa seuraavasti:
Tämä tarkoittaa, että voit raportoida esimerkiksi päivä kerrallaan tai viikko kerrallaan – muutokset tallentuvat automaattisesti, ja kuukauden lopussa voit lähettää koko kuukausiraportin.
Poissaolon lisääminen
Jos olet ollut poissa jonain ajankohtana kuukauden aikana eikä sitä ole vielä kirjattu, sinun tulee tehdä se ensin. Palaa etusivulle tai kohtaan "Omat poissaolot" rekisteröidäksesi poissaolon.
Poissaolot, jotka vaativat esihenkilön hyväksynnän, täytyy hyväksyä ennen kuin ne näkyvät työaikaraportilla. Muut poissaolot lisätään työaikaraporttiin heti automaattisesti.
Työskentelypaikan raportointi
Jos organisaatiosi käyttää työkalua työskentelypaikan seuraamiseen, voit merkitä jokaiselle päivälle, työskentelitkö paikan päällä vai etänä. Organisaatiosi on asettanut oletustyöskentelypaikan valmiiksi, ja se näkyy automaattisesti yleisimpänä vaihtoehtona.
Työaikaraportin lähettäminen
Kun olet valmis kuukauden raportin kanssa ja kaikki näyttää olevan kunnossa, voit klikata "Lähetä kuukausi".
Ennen kuin raportti lähetetään, näet yhteenvedon kaikista kuukauden aikana raportoimistasi tunneista – se voi näyttää esimerkiksi tältä:
Jos kaikki näyttää olevan kunnossa, voit jatkaa kuukauden lähettämistä. Tämän jälkeen esihenkilösi voi tarkistaa ja hyväksyä raportoimasi työajan.