Kehityskeskustelut

Johdanto

Kehityskeskustelujen työkalu sujuvoittaa HR:n, esihenkilöiden ja työntekijöiden työtä säännöllisten keskustelujen ja arviointien parissa.

Tämän työkalun avulla voit suunnitella, valmistella, toteuttaa ja valvoa koko prosessia täysin digitaalisesti.

• Kaikki tiedot yhdessä paikassa: Saat helpon yleisnäkymän sekä nykyisistä että aiemmista keskustelusykleistä.
• Täysin digitaalinen prosessi: Prosessi on digitalisoitu aina valmistautumisesta työntekijän ja esihenkilön kehityssuunnitelman hyväksymiseen saakka.
• HR:n seuranta: HR saa yksinkertaisen tavan seurata tiimien edistymistä.
• Automaattiset muistutukset: Sähköpostimuistutukset ilmoittavat kaikille osapuolille prosessin tärkeistä vaiheista ja varmistavat keskustelujen etenemisen.

Miten se toimii?

HR (Admin-rooli) hallinnoi kehityskeskusteluprosessia luomalla keskustelusyklejä ja vastauslomakkeita eli malleja.

Kehityskeskustelusyklin luominen

Kehityskeskustelusykli määrittää, millä aikavälillä keskustelut käydään, mitkä tiimit osallistuvat ja mitä vaiheita prosessiin kuuluu. Näitä asetuksia voi lisätä ja muuttaa myös myöhemmin.

Syklin luominen tapahtuu Kehitys-välilehden alta. Toiminto on näkyvissä vain käyttäjille, joilla on pääkäyttäjän rooli.

Kun olet napsauttanut "Uusi sykli", näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa voit aloittaa syklin määrittämisen. Kaikkia tässä vaiheessa lisättyjä tietoja on mahdollista muokata vielä myöhemmin.

1. Nimeä sykli: Anna syklille tunnistettava nimi, esimerkiksi ”Kehityskeskustelut kevät 2026”.
2. Valitse osallistujat: Valitse, koskeeko sykli koko yritystä vai vain tiettyjä tiimejä. Järjestelmä perustuu logiikkaan, jossa lähiesihenkilö käy keskustelut tiiminsä kanssa, joten "Tiimien esihenkilöt" on valittu automaattisesti.
3. Valitse vaiheet: Voit päättää, sisältyykö sykliin suunnitelmavaihe. Muita vaiheita ei voi poistaa, sillä ne ovat olennainen osa kehityskeskustelukonseptia:
   
   1. Valmistelu – pakollinen: Sekä esihenkilö että työntekijä valmistautuvat keskusteluun. Työntekijä valmistautuu ensin täyttämällä hänelle osoitetun lomakkeen. Tämän jälkeen esihenkilö valmistautuu lukemalla työntekijän vastaukset ja tekemällä omat muistiinpanonsa.
   2. Keskustelu – pakollinen: Tässä vaiheessa esihenkilö täyttää keskustelulomakkeen. Suosittelemme, että tämä tapahtuu varsinaisen keskustelun aikana. Työntekijä ei voi tehdä muistiinpanoja tai muokata lomaketta tässä vaiheessa.
   3. Suunnitelma – valinnainen: Esihenkilö täyttää suunnitelmalomakkeen. Suunnitelman tulisi olla tiivis ja sisältää työntekijän kanssa yhdessä sovitut tavoitteet tulevalle kaudelle.
4. Valitse ajanjakso: Valitse alkamis- ja päättymispäivämäärä. Tämä on tarkoitettu organisaation aikataulun hahmottamiseen; järjestelmässä ei tapahdu automaattisia muutoksia näiden päivämäärien umpeutuessa.
5. Valitse mallit: Napsauta ”Seuraava” ja valitse kullekin vaiheelle sopiva malli. Jos sinulla ei ole vielä valmiita malleja, valitse ”Ei mallia” – voit lisätä ne myöhemmin.

Kun sykli on luotu, se ilmestyy syklilistaukseen. Voit muokata sykliä vapaasti (esim. vaihtaa osallistujia tai malleja), kunnes julkaiset syklin.

Huom: Sykli pysyy luonnos-tilassa (Draft), kunnes jokaiselle vaiheelle on lisätty malli. Sykliä ei voi aloittaa ilman niitä. Mallien lisääminen onnistuu pienen rengasikonin tai kolmen pisteen valikon kautta.

Mallit

Huom: Suosittelemme vahvasti luomaan yksilölliset ja erilliset mallit syklin jokaista vaihetta varten. Näin varmistat, että työntekijät ja esihenkilöt saavat parhaan mahdollisen hyödyn kehityskeskusteluprosessista.

Kehitys-sivun toiselta välilehdeltä löydät kohdan "Mallit". Täällä voit luoda ja hallinnoida omia lomakepohjiasi tai hyödyntää Talentechin parhaisiin käytäntöihin perustuvia valmiita malleja.

 

Luo uusi malli napsauttamalla "Uusi malli" ja nimeä se. Tämän jälkeen sinut ohjataan mallin rakennustyökaluun.

Täällä voit rakentaa omia malleja käyttämällä erilaisia kysymystyyppejä ja sisältökenttiä. Jos kaipaat inspiraatiota, tutustu Talentechin tarjoamiin parhaiden käytäntöjen malleihin.

Tekstieditorissa voit muotoilla tekstiä, lisätä kuvia ja paljon muuta. Voit myös muuttaa kysymysten järjestystä nuolien avulla sekä kopioida tai poistaa kysymyksiä.

Käynnistä kehityskeskustelusykli

Kun olet valinnut mallit jokaiseen vaiheeseen, sykli näyttää tältä. Syklin tilaksi on päivittynyt ”Ei aloitettu”. Tämä tarkoittaa, että sykli on valmis aloitettavaksi ja kaikki tarvittavat tiedot on syötetty. Koska sykliä ei ole vielä virallisesti aloitettu, voit yhä tehdä muutoksia sen asetuksiin.

Kun olet tarkistanut, että kaikki tiedot ovat oikein ja valmiina esihenkilöiden sekä työntekijöiden käyttöön, on aika käynnistää sykli. Tämä on manuaalinen toimenpide, joka pääkäyttäjän on suoritettava.

Huomioitavaa: Kun sykli on kerran käynnistetty, muutoksia ei enää voi tehdä (lukuun ottamatta nimeä sekä alku- ja loppupäivämääriä).

Syklin käynnistyessä järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostiviestin kaikille sykliin osallistuville työntekijöille ja esihenkilöille. Viestissä heitä pyydetään siirtymään People Coreen aloittamaan valmistautuminen. Tämän jälkeen pääkäyttäjät voivat seurata syklin edistymistä ja tiimien tilannetta suoraan Kehitys-sivulta.

Kehityskeskusteluprosessin sähköpostit

Tässä ovat sähköpostiviestit, jotka lähetetään kehityskeskustelusyklin aikana:

Tapahtuma	Vastaanottajat	Ehdot
Suunniteltua sykliä ei ole aloitettu (alkamispäivä on asetettu, mutta sykliä ei ole käynnistetty kyseiseen päivään mennessä)	Pääkäyttäjät	Sähköpostia ei lähetetä, jos: - Sykli on luotu menneellä alkamispäivällä - Sykli on luotu samalle päivälle kuin alkamispäivä
Kehityskeskustelusykli on aloitettu	Osallistujat (työntekijät ja esihenkilöt)
Kehityskeskustelusyklin määräaika lähestyy (viikko ennen)	Osallistuvat esihenkilöt ja pääkäyttäjät	Vain niitä esihenkilöitä muistutetaan, joilla on vielä tekemättömiä tehtäviä tiimiläistensä osalta.
Työntekijä on valmistautunut	Kyseinen esihenkilö	Työntekijän on täytynyt "Tallentaa" valmistautuminen, ei vain "Tallentaa luonnos".
Esihenkilö on lähettänyt kehityssuunnitelman hyväksyttäväksi	Kyseinen työntekijä
Työntekijä on hyväksynyt kehityssuunnitelman	Kyseinen esihenkilö
Työntekijä on kommentoinut kehityssuunnitelmaa	Kyseinen esihenkilö

 

Syklin edistyminen

Yksi kehityskeskustelutyökalun keskeisimmistä hyödyistä on se, että se auttaa HR:ää seuraamaan keskustelujen edistymistä reaaliajassa. Tämän avulla voitte tukea ja auttaa esihenkilöitä juuri siellä, missä sille on tarvetta.

Kun sykli on julkaistu ja esihenkilöt ovat aloittaneet prosessin tiimiensä kanssa, pääkäyttäjät voivat seurata tilannetta napsauttamalla ”Näytä” haluamansa syklin kohdalla Kehitys-välilehdellä.

Voit tarkastella edistymistä myös Katso kaikki-näkymässä, josta löydät kaikki organisaatiosi työntekijät. Tässä näkymässä voit suodattaa ja hakea tiettyjä työntekijöitä useiden eri kriteerien perusteella.

Here is an overview of the development talk process:

Kun pääkäyttäjä on julkaissut syklin, osallistuville työntekijöille ja esihenkilöille lähetetään sähköpostitse kutsu aloittaa prosessi.

Työntekijän valmistautuminen

Työntekijöitä pyydetään valmistautumaan ensin. Kehityskeskustelu on työntekijäkeskeinen prosessi, jossa painopisteen on oltava työntekijän kehittymisessä ja työntekijän tulee voida vaikuttaa keskustelun asialistaan. Työntekijä suorittaa omat kehityskeskusteluvaiheensa Oma kehitykseni-välilehdellä.

Täällä he voivat tarkastella kaikkia parhaillaan käynnissä olevia kehityskeskustelusyklejä sekä aiempia, jo valmistuneita syklejä. Valmiit-kohdasta työntekijä löytää kaikkien syklin vaiheiden muistiinpanot, ja ne ovat helposti saatavilla kertausta tai seurantapalavereja varten.

Käynnissä olevat syklit näkyvät sivun yläreunassa, ja jokaisessa on tilan aikajana. Työntekijä voi seurata aikajanalta, missä vaiheessa prosessia hän ja esihenkilö tällä hetkellä ovat. Lisäksi työntekijää kehotetaan ryhtymään toimiin, kun on hänen vuoronsa tehdä jotain.

Kun työntekijä napsauttaa ”Avaa”, hän pääsee näkymään, jossa täytetään vastaukset kehityskeskustelun valmistautumiskysymyksiin. Hän voi valita ”Tallenna luonnoksena” ja viimeistellä vastaukset myöhemmin tai ”Lähetä esihenkilölle”, jolloin valmistautuminen merkitään valmiiksi.

Kun työntekijä on valmistautunut keskusteluun ja lähettänyt vastauksensa esihenkilölle, tila muuttuu osoittamaan, että työntekijä on suorittanut tämän vaiheen ja on esihenkilön vuoro valmistautua.

Esihenkilön valmistautumisvaihe

Kun työntekijä on saanut valmistautumisensa valmiiksi, on esihenkilön vuoro. Esihenkilö saa tästä ilmoituksen sähköpostitse, ja tiedot päivittyvät myös ”Tiimin kehitys”-välilehdelle. Tällä välilehdellä esihenkilö hoitaa kaikki tiimiläistensä keskusteluihin liittyvät tehtävät.

Kaikki kehityskeskustelusyklit, joissa esihenkilö on mukana, näkyvät yleisnäkymässä (kuten alla). Täältä esihenkilö näkee sekä käynnissä olevat syklit että tulevat syklit, joihin hänet on suunniteltu osallistuvan, mutta joita ei ole vielä aloitettu. Syklin tila näkyy syklikorttien tilamerkinnöistä: "Meneillään" tarkoittaa aktiivista sykliä ja "Luonnos" tarkoittaa tulevaa sykliä.

Sykliin siirtyminen antaa esihenkilölle yleisnäkymän tiimin jäsenistä, heidän nykyisestä vaiheestaan sekä seuraavista toimenpiteistä. Selkeät tilatiedot ohjaavat esihenkilöä eteenpäin. Käytettävissä on myös tilapalkki, joka antaa nopean yleiskuvan tiimin edistymisestä:

Kun työntekijä on valmistunut, esihenkilö avaa kyseisen vaiheen ja näkee työntekijän tekemät muistiinpanot. Esihenkilö voi nyt tehdä omia muistiinpanojaan työntekijän valmistautumisesta ja kommentoida asioita, joista hän on samaa tai eri mieltä. Tämä muistiinpano-osio kulkee esihenkilön mukana kehityskeskustelusyklin kaikissa vaiheissa, eikä se ole koskaan työntekijän nähtävissä.

 Esihenkilön näkymä ennen oikeassa yläkulmassa olevan muistiinpanokuvakkeen napsauttamista.

Esihenkilön näkymä muistiinpano-osion ollessa auki.

Kun esihenkilö on saanut valmisteltun tehtyä, vuorossa on keskusteluvaihe.

Kehityskeskusteluvaihe esihenkilöille

Tässä vaiheessa esihenkilö on ohjaajan paikalla ja täyttää mallin People Coressa. Tämä on suositeltavaa tehdä varsinaisen kehityskeskustelun aikana, jolloin esihenkilö voi käyttää keskustelumallia tapaamisen ohjenuorana. Esihenkilö pääsee käsiksi muistiinpanoihinsa milloin tahansa nähdäkseen valmistautumisvaiheen huomiot. Esihenkilö voi myös tarkastella työntekijän valmistautumista napsauttamalla ”Näytä”-painiketta valmisteluvaiheen kohdalta:

Tämän mallin täyttäminen voidaan tehdä vaiheittain tallentamalla luonnos ja palaamalla siihen myöhemmin. Kun esihenkilö on täyttänyt keskustelumallin, hän napsauttaa ”Valmis”, jolloin keskusteluvaihe merkitään suoritetuksi.

Jos pääkäyttäjä valitsi kehityskeskustelusykliin vain valmistautumis- ja keskusteluvaiheet, keskusteluvaiheen valmistuminen päättää syklin kyseisen työntekijän osalta. Jos myös suunnitelmavaihe on valittu, lue lisää alta.

Kehityssuunnitelma

Kehityskeskustelusyklin viimeinen ja valinnainen vaihe on kehityssuunnitelma. Tämän mallin täyttää esihenkilö, minkä jälkeen se lähetetään työntekijälle hyväksyttäväksi ja kommentoitavaksi.

1. Esihenkilö kirjoittaa kehityssuunnitelman. Suunnitelmaa voi työstää useassa erässä tallentamalla sen luonnoksena. Kun suunnitelma on valmis, se lähetetään työntekijälle napsauttamalla ”Lähetä työntekijälle”.

 

2. Esihenkilölle osoitetaan suunnitelman lähettäminen työntekijän tilapalkin tilanmuutoksella:

3. Tämän jälkeen työntekijä voi lukea suunnitelman napsauttamalla ”Avaa” omasta tilapalkistaan. Työntekijällä on mahdollisuus joko hyväksyä suunnitelma tai kommentoida sitä, jos hän on eri mieltä tai haluaa muutoksia johonkin kohtaan.

Jos työntekijä valitsee ”Hyväksy”, kehityskeskusteluprosessi päättyy kyseisen työntekijän osalta.

Jos työntekijä lähettää kommentin, se lähtee tiedoksi esihenkilölle, ja hyväksyntäkierros alkaa alusta, kunnes suunnitelma on lopulta hyväksytty.

4. Kun hyväksyntä on saatu, kyseisen työntekijän kehityskeskusteluprosessi on valmis. Esihenkilö löytää työntekijän jatkossa ”Valmiit ja peruutettu”-suodattimen alta ”Tiimin kehitys”-näkymässä.

5. Työntekijä löytää täytetyt kehityskeskustelulomakkeensa ja suunnitelmansa ”Oma kehitys”-välilehden kohdasta ”Valmiit”.

Kehityskeskustelusyklin jälkeen – suunnitelman hyödyntäminen vuoden aikana

Kannustamme lämpimästi työskentelemään kehityssuunnitelman parissa työntekijöiden kanssa läpi koko vuoden. Työntekijät ja esihenkilöt pääsevät aina käsiksi kehityskeskustelujen suunnitelmiin valitsemalla oikean syklin ”Valmiit”-kohdasta ja tarkastelemalla muistiinpanoja.

Kysyttävää?

Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä tätä kautta.