Lyhyt kuvaus
Uusi haastattelukalenteri on ominaisuus, joka synkronoi kalenterinne ReachMeehen, tehden haastattelujen aikataulutuksesta, hallinnasta ja toteuttamisesta helpompaa kuin koskaan.
Se tarjoaa älykkäät aikasuositukset ja mahdollisuuden lisätä verkkotapaamiset (Teams tai Google Meet) suoraan kutsuun.
Tämä yksinkertaistaa koko haastatteluprosessia sekä rekrytoijille että hakijoille.
Mitä hyötyä ominaisuudesta on teille
Haastattelukalenteri tuo teille merkittäviä etuja ja parantaa tehokkuutta:
-
Ajan säästö:
Automaattinen kalenterisynkronointi ja ehdotetut aikavälit vähentävät aikaa, joka kuluu haastattelujen suunnitteluun, siirtämiseen ja hallintaan. -
Parempi organisointi:
Kun haastattelut hoidetaan suoraan ATS-järjestelmässä ja kalenterit päivittyvät automaattisesti, vältetään päällekkäiset varaukset ja manuaaliset virheet. -
Joustavuus:
Voit kutsua mukaan sekä sisäisiä että ulkoisia osallistujia, vaikka heidän kalenteriaan ei olisi synkronoitu.
Ominaisuus tukee tehokkaampaa, organisoitua ja hakijaystävällisempää rekrytointiprosessia.
Näin se toimii
Parhaan käyttökokemuksen saamiseksi pääkäyttäjien tulisi kutsua käyttäjät synkronoimaan kalenterinsa.
Tämä mahdollistaa:
-
aikasuositukset
-
automaattisen haastattelujen lisäämisen ja poistamisen kalenterista
-
muiden käyttäjien varaustilanteen näkemisen
-
verkkotapaamisten käytön
Kalenterin synkronointi
Vaihe 1: Kutsu käyttäjät synkronoimaan kalenterinsa
-
Mene kohtaan Järjestelmänhallinta -> Tili -> Käyttäjät
-
Klikkaa Kalenterin synkronointi
Näet listan käyttäjistä, joille voit lähettää kutsun, tarkastella tilaa (kutsuttu / synkronoitu) ja suodattaa näkymää tarpeen mukaan.
Haastattelujen varaaminen ja kutsujen lähettäminen
Uusi haastattelukalenteri on joustava ja mahdollistaa:
-
haastattelujen ennakkovaraamisen (pre-booking), jotta osallistujien ajat voidaan varata etukäteen
-
hakijoiden kutsumisen suoraan kalenterinäkymästä tai hakijalistalta
Ennakkovaraus (Pre-booking)
Ennakkovarausta varten käyttäjä voi kalenterinäkymässä luoda yksittäisiä tai ryhmähaastatteluja etukäteen.
-
Siirry projektin kalenterinäkymään
-
Valitse haastattelutyyppi (yksilö- tai ryhmähaastattelu)
-
Jätä hakijakenttä tyhjäksi, jos haluat vain varata ajan
Tässä vaiheessa vain osallistujat saavat kutsun kalenteriin.
Kun aikavälit on luotu, ne tulevat näkyviin kohtaan Kutsu olemassa olevaan haastatteluun, josta voit kutsua hakijoita niihin myöhemmin.
Hakijoiden kutsuminen olemassa oleviin aikaväleihin
-
Avaa hakijalista
-
Valitse yksi tai useampi hakija
-
Klikkaa kolmea pistettä ja valitse
Varaa haastatteluja → Kutsu olemassa olevaan haastatteluun
Valitse aikaväli ja lisää hakijat, jotka haluat kutsua.
Näet esikatselun kutsusta ja voit muokata sitä ennen lähettämistä.
Haastattelujen muokkaaminen
Kalenterinäkymästä näet kaikki haastattelut.
Voit valita aikavälin ja muokata siihen liittyviä kutsuja, lisätä tai poistaa osallistujia ja tallentaa muutokset.
Suorat kutsut
Voit myös luoda haastattelut suoraan hakijalistalta ilman ennakkovarausta.
-
Valitse hakijat listalta
-
Valitse haastattelutyyppi (yksilö/ryhmähaastattelu)
-
Lisää osallistujat
Osallistujien kalenterit ja aikasuositukset
Kun osallistujat ovat synkronoineet kalenterinsa, järjestelmä ehdottaa vapaita aikoja ja näyttää, kuka on käytettävissä.
Aikavälejä voi vetää eri aikaan, pidentää tai lyhentää vetämällä sekä lisätä tai poistaa painikkeilla + / –.
Paikan tai verkkotapaamisen valinta
Tapaamispaikan voi määrittää suoraan kutsussa.
Käyttäjät voivat vapaasti valita, lisätä tai poistaa sijainteja.
Halutessaan voi valita Verkkotapaamisen (Teams / Google Meet), mutta tällöin järjestäjän on oltava synkronoinut kalenterinsa.
Käyttäjäkokemus
Synkronoidut käyttäjät:
-
saavat ilmoitukset varatuista ja perutuista haastatteluista
-
haastattelut lisätään ja poistetaan automaattisesti kalenterista
-
voivat toimia verkkotapaamisten järjestäjinä
Ei-synkronoidut käyttäjät:
-
saavat kalenterikutsun sähköpostilla
-
poistavat perutut haastattelut manuaalisesti
-
eivät voi toimia verkkotapaamisten järjestäjinä
Hakijakokemus
Hakija saa sähköpostin, jossa on linkki haastatteluaikojen valintaan.
Hän voi:
-
valita sopivan ajan
-
lisätä sen omaan kalenteriinsa
-
ilmoittaa, jos sopivaa aikaa ei löydy, ja jättää kommentin rekrytoijalle
Jos hakija peruu haastattelun, hän voi lisätä kommentin peruutuksen syystä.
Rekrytoija saa sähköposti-ilmoituksen peruutuksesta.
Haastattelujen tarkastelu
Haastattelujen kokonaiskuva näkyy kalenterinäkymässä.
Voit tarkastella varattuja ja hyväksyttyjä haastatteluja, niiden osallistujia ja ajankohtia.
Hyväksyttyjä haastatteluja voi tarkastella myös hakijan profiilisivulta.
Usein kysyttyä (FAQ)
Mitä kalenterityyppiä tulisi valita Outlookin kanssa?
Useimpien asiakkaiden tulisi valita Office 365, joka kattaa tavallisen Microsoft 365 -ympäristön.
“Exchange” on tarkoitettu paikallisesti ylläpidetyille palvelimille ja “Outlook.com” yksityistileille.
Voiko lisätä ulkopuolisia osallistujia tai käyttäjiä, joilla ei ole synkronointia?
Kyllä, molemmat ovat mahdollisia.
Mitkä verkkokokousalustat ovat tuettuja?
Microsoft Teams ja Google Meet.
Voiko sähköpostipohjia muokata?
Kyllä.
→ Admin → Templates → Email templates → Calendar → New Calendar - Candidate interview / cancelation.
Ongelmia kalenterin yhdistämisessä?
Jos käyttäjä saa virheilmoituksen:
“Need admin approval” tai “Sorry, something went wrong”
Yrityksen Microsoft 365 -ylläpitäjän täytyy hyväksyä Cronofy-sovellus.
Lähetä IT-osastolle tämä linkki:
👉 Admin consent for Cronofy (Office 365)
Juridiset tiedot ja Cronofy-dokumentaatio
Tärkeää tietoa
-
Ominaisuus toimii vain uudessa hakijalistan näkymässä
-
SMS-viestit eivät ole käytettävissä uudessa kalenterissa
-
Cronofy synkronoi tapahtumat 42 päivää taaksepäin ja 201 päivää eteenpäin
Dataflow
Kysyttävää?
Otathan yhteyttä tukeemme:
https://talentech-support.freshdesk.com/fi/support/tickets/new
puh. +358 40 0902600